EL ARMA SECRETA DE MUCHAS EMPRESAS

EL ARMA SECRETA DE MUCHAS EMPRESAS

http://metodom2n.com  #metodom2n vía @metodom2n

BIEN IMPLANTADA TIENE UN POTENCIAL ILIMITADO

Introducción

¿Se te ocurre cuál puede ser esta arma secreta? Qué misterio, ¿verdad? Seguro que ya has caído en la tentación, o en breve caerás, de dejar de leer este artículo en detalle para buscar directamente el párrafo concreto donde la menciono. No te preocupes que en apenas 34 palabras te diré cuál es, en mi opinión, esa arma secreta. Además, es el arma que más te va a ayudar en la ejecución de la estrategia para conseguir tus objetivos empresariales. Me refiero a LA GESTIÓN POR PROCESOS. Si, la gestión por procesos versus la gestión funcional (basada en la jerarquía del organigrama clásico).

En este artículo te explicaré por qué creo que el ENFOQUE POR PROCESOS, bien implantado, es el arma más poderosa, hablaremos de los beneficios que aporta, y te daré unas pinceladas de cómo se debe empezar a implantar este enfoque.

El éxito de las empresas

Siendo purista, una empresa tiene éxito cuando consigue una rentabilidad sostenible, creando empleo y por supuesto creando valor para los empleados, clientes, accionistas y para la sociedad. Para alcanzar el éxito se define una estrategia, un modelo de negocio, unos objetivos a cumplir, y finalmente se suele poner en marcha una estructura funcional (el organigrama de toda la vida – dirección general, ventas, operaciones, finanzas, etc.) que se encargará de conseguir esos objetivos. Cada persona de los equipos funcionales pone el foco en hacer bien su trabajo, cumpliendo con su jerarquía superior, y la dirección general y su equipo directivo se centrarán en tomar decisiones, y en asumir la responsabilidad final sobre la relación con los clientes.

Todo esto funciona. El negocio empieza a crecer, se avanza, entran más clientes, se factura más, se contrata más gente… parece que todo va “viento en popa”.

Clientes insatisfechos y empleados desmotivados

Tras un periodo de crecimiento del negocio (que se ha ido manejando incrementando la plantilla), llega un momento que empiezan a aparecer los primeros clientes insatisfechos, junto con cierta desmotivación de los empleados. Empieza la presión por recuperar la situación, todo el mundo trabaja más tiempo del debido, a todo el mundo se le exige un poco más, y resulta que los clientes insatisfechos no desaparecen y la desmotivación de los empleados va creciendo poco a poco.

En concreto ocurren dos temas que hacen que esta situación se complique:

  1. La dirección general y el equipo directivo no dan abasto para mantener una buena relación con todos los clientes, ya que hay muchos más que antes.
  2. Al equipo funcional se le exige más, y por mucho más que trabajen no mejoran los resultados, por lo tanto, empiezan a tener la actitud de “yo voy a hacer bien lo mío y del resto que se encargue otro”.

¿Qué se puede hacer al respecto?

La primera tentación es seguir contratando más gente, que no digo que no sea necesario, pero aumentar la plantilla no escala linealmente con el crecimiento del negocio, puede que sea la opción más cara, y en muchos casos no resuelve del todo el problema (ojo, que yo estoy mucho por la creación de empleo, que conste).

Sin embargo, hay una forma de conseguir:

• Mejorar la satisfacción de los clientes
• Aumentar el compromiso de los empleados
• Y aportar una escalabilidad “más que lineal” al negocio

El enfoque por procesos

Efectivamente, antes de seguir añadiendo más recursos por funciones, merece la pena hacer este análisis de introducir el enfoque por procesos. En la figura siguiente se define lo que es un proceso.

definición de proceso método m2n

El enfoque por procesos, llevándolo a un mensaje sencillo, consiste en estos cuatro puntos:

• Detectar los procesos clave de tu compañía
• Optimizarlos mediante metodologías y herramientas diseñadas para ello
• Poner foco en la satisfacción del cliente (externo e interno)
• Romper los silos funcionales para que se trabaje mejor en equipo

Para optimizar un proceso de negocio hay una serie de herramientas específicas disponibles:

• Clasificación de procesos (operativos, de apoyo, de gestión y estratégicos)
• Normalización de un proceso (responsable, entrada, salida, procedimientos…)
• Diagrama de flujo (representación visual, muy importante para la optimización)
• PDCA: ciclos de mejora continua
• PADM: re-ingeniería de procesos
• …

La gestión por procesos tiene muchos beneficios. En esta tabla te hacemos una comparativa del enfoque funcional vs. el enfoque por procesos, para que tú mismo te des cuenta de los beneficios:

comparativa de enfoques método M2N

El Mapa de Procesos

El organigrama funcional es una herramienta visual muy importante. Es la representación visual de la empresa más utilizada hoy en día. Pero sólo representa la línea jerárquica, la cadena de mando de la empresa. No es una representación real de lo que está pasando en la empresa. La representación visual de lo que está pasando realmente en una empresa es su mapa de procesos.

Un buen mapa de procesos representa la cadena de valor de la empresa, y las relaciones inter-departamentales necesarias para que la cadena de valor consiga si objetivo: crear valor para el cliente. En el siguiente diagrama puedes ver un ejemplo de mapa de procesos muy genérico:

mapa de procesos método m2n

5 Pasos para implantar la gestión por procesos

Estos son los 5 pasos que recomendamos para implantar un enfoque por procesos:

  1. Concienciación: worshops sobre la gestión por procesos, y su impacto en el negocio. Destinados al equipo directivo y personal clave, con asistencia, apoyo y clara involucración de la dirección general
  2. Identificación: determinar los procesos clave del negocio, y elaborar el mapa de procesos de la empresa
  3. Optimización: mejora y/o re-ingeniería de los procesos clave, con herramientas específicas para ello (normalización de procesos, diagramas de flujo, ciclos PDCA…)
  4. Digitalización: valorar la aplicación de nuevas tecnologías para orquestar los procesos clave, y darles escalabilidad exponencial. Una vez los procesos estén optimizados, se debe analizar cómo digitalizarlos a través de plataformas tecnológicas especialmente diseñadas para ello (orquestadores de procesos, también llamados “BPM”)
  5. Gestión del cambio: probablemente sea lo más complicado de hacer, y hay que hacerlo desde el primer momento.

¿Dónde está la dificultad de todo esto?

La gran dificultad de todo esto está en la gestión del cambio. Introducir la gestión por procesos es hacer un cambio en la cultura empresarial. Se necesita tiempo, paciencia, sacar “lo positivo” del histórico y mucha actitud.

  • Habrá que evitar la tentación de “las quejas”, y pasar a la colaboración y trabajo en equipo
  • Habrá que ver dónde ha fallado el proceso y cómo remediarlo, en vez de buscar culpables
  • Habrá que respetar el trabajo de cada persona, y ofrecerle ayuda
  • Habrá que celebrar cuando se consiguen los objetivos

Efectivamente, este cambio no es fácil. Pero sí podemos asegurar que una vez interiorizada esta nueva forma de trabajar, los resultados vendrán solos. Se conseguirán clientes más satisfechos y empleados más motivados… y los beneficios serán prácticamente ilimitados.

Conclusión

No esperes a que los resultados mejoren por si solos, pasa a la acción. Y sobre todo no te acomodes en los posibles buenos resultados de hoy. El mercado está evolucionando de manera exponencial, y en cualquier momento pueden cambiar “las reglas del juego” en tu sector.

Y recuerda que aquí estamos para ayudarte.

Sobre Método M2N

Somos una firma de Consultoría Estratégica para la Alta Dirección, ubicada en Madrid. Estamos especializados en realizar Planes de Acción Estratégicos para ayudar a empresas a Transformar su negocio, Crecer y Conseguir sus Objetivos. Hemos desarrollado una metodología propia creada a partir de varias herramientas innovadoras visuales utilizadas por prácticamente todas las “startups” de éxito y las grandes corporaciones. Todo esto lo ponemos a tu alcance en 8 pasos sencillos.

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¿QUÉ SON LAS PLATAFORMAS “LOW-CODE” DE DESARROLLO DE APLICACIONES?

¿QUÉ SON LAS PLATAFORMAS “LOW-CODE” DE DESARROLLO DE APLICACIONES?

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AGILIDAD Y FLEXIBILIDAD AL SERVICIO DEL NEGOCIO

Introducción

Hoy en día se exige agilidad y flexibilidad a la hora de abordar cualquier problema en las empresas, y por supuesto el desarrollo de aplicaciones de negocio no está exento de esta necesidad. 

En este artículo quiero centrarme en el mundo de las aplicaciones de negocio, y en cómo conseguir agilidad y flexibilidad en su puesta en marcha y evolución posterior.

Desarrollo a medida

Tradicionalmente se ha utilizado mucho lo que se denomina “desarrollo a medida”, es decir, construir una aplicación de negocio utilizando lenguajes de programación. Además, era necesario conectar directamente esta aplicación con los interfaces de acceso a los sistemas donde residen los datos necesarios para la toma de decisiones en la aplicación. Hasta aquí, bien.

Pero no todo es tan bonito con el desarrollo a medida: el mantenimiento y la evolución de las aplicaciones de negocio hechas con “desarrollo a medida” se ha convertido en uno de los problemas fundamentales de esta técnica. Es un problema por dos vías: 

  1. Los largos tiempos y el gran coste económico de implementar “un cambio en la aplicación solicitado por la unidad de negocio” (si hace 5 años las unidades de negocio pedían en su aplicación por ejemplo unos 2 cambios al año, hoy piden 10)
  2. El coste económico de tener que mantener la compatibilidad de la aplicación con todos los sistemas sobre los que se apoya la aplicación o se conecta para obtener información (sistema operativo, bases de datos, CRM, ERP, DMS…) ya que éstos evolucionan anualmente en versiones, releases, etc.

¿Cómo se puede abordar esta problemática para evitar los largos tiempos y costes en los mantenimientos evolutivos de las aplicaciones de negocio, manteniendo la agilidad y flexibilidad en el desarrollo?

Plataforma de desarrollo de aplicaciones “LOW-CODE”

La respuesta a la pregunta anterior es: con una plataforma “low-code”, es decir, una plataforma que te permite construir y mantener aplicaciones de negocio sin necesidad de tener que usar lenguajes de programación. Además te permite introducir cambios en la aplicación de una manera muy sencilla y rápida.

Hay varias plataformas de este tipo en el mercado. Nosotros conocemos especialmente una de ellas: http://k2.com. 

Esta plataforma es especialmente interesante si se busca agilidad y flexibilidad a la par que estandarización y reducción de costes, gracias a la tecnología patentada “SmartObjects” que tiene la plataforma.

Esta tecnología te permite crear “objetos de negocio” (por ejemplo “empleado”, “cliente”, “cuenta bancaria”, “pedido”, “contrato”… utilizando los sistemas de información disponibles en tu empresa (ERP, CRM, …). Es posible que un objeto de negocio, por ejemplo “pedido”, requiera datos de varios sistemas disponibles, por ejemplo, del CRM para saber en detalle de quien es el pedido, y del ERP, para saber en detalle la lista de “productos” que ha adquirido este cliente con este pedido.

Todos estos objetos de negocio están disponibles en la plataforma K2 para ser usados directamente por los desarrolladores/consultores a la hora de construir aplicaciones de negocio (con formularios, flujos de trabajo, etc.). Esto se hace en entornos visuales tipo “drag & drop”, y la “guinda” es que los desarrolladores/consultores no tienen por qué saber de dónde vienen estos objetos de negocio ni la tecnología que hay detrás, simplemente los pueden utilizar. Además, todos estos objetos de negocio son “reutilizables” en múltiples aplicaciones.

Beneficios del uso de estas plataformas

Algunos beneficios claros son los siguientes:

  • Reducción del tiempo de puesta en marcha de aplicaciones de negocio
  • Agilidad y flexibilidad a la hora de implementar cambios en las aplicaciones
  • Máxima flexibilidad a la hora de utilizar sistemas existentes en tu organización (ERP, CRM,…)
  • Estandarización y ahorro de costes

Pero lo más interesante es que todo lo escrito en el artículo se puede conseguir porque se ha eliminado la necesidad de utilizar lenguajes de programación, es decir, no se van a escribir líneas de código. De ahí su nombre: “Low Code Platform”. 

Conclusión

Agilidad, flexibilidad y ahorro de costes, en el terreno de aplicaciones de negocio, hoy en día es posible. Una forma de conseguirlo es utilizando Plataformas “Low-Code”. K2 es una de ellas, hay otras. Merece la pena empezar a explorar este tipo de soluciones. No esperes que las mejoras en tu forma de desarrollar aplicaciones de negocio ocurran solas, ¡pasa a la acción!

Y recuerda que aquí estamos para ayudarte.

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5 FUNCIONALIDADES CLAVE PARA AUTOMATIZAR PROCESOS

5 FUNCIONALIDADES CLAVE PARA AUTOMATIZAR PROCESOS

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QUÉ LE PIDES A UNA PLATAFORMA DE GESTIÓN DE PROCESOS

Introducción

Ya lo dijo Albert Einstein: “Si buscas resultados distintos, no hagas siempre lo mismo”. No podremos progresar si no innovamos en áreas que seguro tienen margen de mejora. ¿Qué debemos considerar para gestionar los procesos empresariales de manera óptima? ¿Por qué no plantearse una plataforma de gestión de procesos, que te permita automatizar tareas y ganar eficiencia?

En este post te enseñaremos las 5 funcionalidades clave que debe tener una buena plataforma de gestión de procesos.

Situación actual

El ritmo de los negocios está totalmente acelerado y quien más quien menos se encuentra bajo presión para mejorar sus resultados. Hay que actuar rápido, de forma ágil y de manera flexible. Satisfacer e incluso exceder las necesidades de los clientes. Y sistematizar procesos para reducir costes.

¿Estamos anclados en demasiados procesos manuales? ¿Seguimos dependiendo de información en papel y con todos los costes que acarrean su almacenamiento, custodia, clasificación y aprovechamiento? ¿Trabajan nuestros departamentos de forma aislada o no totalmente coordinada?

Sin embargo ya hay muchos directivos que se fijan objetivos para mejorar procesos de negocio e identifican oportunidades para conseguirlo. Lo que al final necesitan son plataformas tecnológicas sobre las que implementar todas estas mejoras en sus procesos.

5 Funcionalidades clave

Realmente se trata de trabajar de forma diferente, de innovar en los negocios empleando nuevas plataformas de gestión de procesos empresariales (BPM). ¿Vale cualquier plataforma de este tipo? No, es importante que tenga estas 5 funcionalidades clave:

1.     Movilidad: que permitan desarrollar procesos que tengan la información disponible donde se necesite. Nos referimos no sólo a cualquier dispositivo y lugar, sino también a la capacidad de trabajar con los procesos o aplicaciones aunque no estés conectado a tu red o a Internet (y que sincronice cuando te conectes ).

2.     Estandarización: Que permitan establecer bloques o piezas estándar para usarlas en el desarrollo y el mantenimiento de las aplicaciones y procesos. Se busca desarrollar componentes únicos que sean re-utilizables por muchos procesos. Todo esto conllevará una importante reducción de costes.

3.     Flexibilidad: flujos de trabajo sin límites, siendo capaces de manejar una amplia gama de patrones de procesos, normas para incidencias complejas y reglas de negocio, así como gestionar datos de prácticamente cualquier fuente.

4.     Implantación rápida: que el tiempo de puesta en marcha sea reducido. Contando no sólo con una fácil implantación, sino que también permitan su fácil modificación para atender los requisitos cambiantes del propio negocio o su contexto.

5.     Mejora cuantificable: que aporte resultados evidentes. Puede resultar trivial, pero es totalmente cierto. Hay que poder cuantificar las mejoras en los procesos de forma objetiva. Poder medir realmente el rendimiento en términos de tiempo de ejecución, expectativas de datos y uso coherente.

¿En qué te podemos ayudar?

Hay muchas plataformas BPM en el mercado, y es un mundo un poco complejo. Si necesitas ayuda para seleccionar alguna de ellas, o investigar en profundidad, contacta con nosotros y te ayudaremos en el camino.

Conclusión.

Los procesos manuales y no optimizados, curiosamente se van deteriorando más con el tiempo, y poco a poco se va llegando a una situación cada vez más complicada de resolver. No esperes a que los resultados mejoren por si solos, pasa a la acción. 

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